Keď firmy plánujú prechod na SAP S/4HANA, väčšinou riešia na prvom mieste harmonogram projektu, výber implementačného partnera, licencie alebo úpravy procesov. Dáta často prídu na rad až neskôr – ako jedna z mnohých technických úloh, ktoré bude treba počas projektu jednoducho vyriešiť.
V praxi však migrácia dát do SAP S/4HANA patrí medzi oblasti, ktoré môžu ovplyvniť harmonogram, rozpočet aj výslednú dôveryhodnosť celého systému. Problém totiž zvyčajne nie je iba v tom, ako dáta presunúť. Oveľa dôležitejšie je rozhodnúť, ktoré dáta má zmysel preniesť, v akom sú stave a kto zodpovedá za ich správnosť.
Po rozhodnutí o migrácii na SAP S4/HANA prichádza nepríjemná otázka
Keď sa firma rozhodne začať pripravovať na prechod, jednou z prvých otázok by malo byť:
V akom stave sú dáta, ktoré chceme do nového systému preniesť?
Podľa analytických odhadov veľká časť projektov dátovej migrácie narazí na problémy práve s kvalitou dát, čo následne vedie k predĺženiu termínov alebo navýšeniu rozpočtu. Pri S/4HANA projektoch sa navyše opakovane ukazuje, že firmy po migrácii často objavia nedostatky v dátach, ktoré počas prípravy neboli dostatočne vyriešené.
Problém teda nie je len v tom, že dáta treba presunúť. Problémom je, že pred presunom sa treba rozhodnúť, ktoré dáta má vôbec zmysel preniesť a v akej kvalite.
Prečo sa problémy s dátami objavujú až pri migrácii?
Na začiatku projektu sú zvyčajne viditeľnejšie, a najmä prioritnejšie iné témy: architektúra, integrácie, vlastný kód, nové procesy alebo výber implementačného scenára.
Kvalita dát môže pôsobiť menej urgentne, pretože bezprostredne neblokuje úvodnú analýzu ani návrh systému. Tlak prichádza až počas prvých migračných cyklov.Vtedy sa totiž ukáže, že:
- rovnaké objekty sú v systéme evidované viackrát,
- povinné údaje chýbajú,
- hodnoty nemajú jednotný formát,
- záznamy si medzi jednotlivými systémami odporujú,
- alebo nie je jasné, ktoré oddelenie má rozhodnúť o správnosti údajov.
Ak sa čistenie dát začne riešiť až pred testovaním alebo spustením systému, zasiahne už rozbehnutý harmonogram. Opravy potom ovplyvňujú migračné skripty, integračné testy, používateľské scenáre aj pripravenosť jednotlivých oddelení. Dátová kvalita sa tak z pôvodne technickej úlohy môže zmeniť na kritický projektový problém.
Migrácia dát do SAP S/4HANA nie je len úlohou pre IT
IT tím dokáže pripraviť nástroje, pravidlá transformácie a technický proces migrácie. Nedokáže však sám rozhodnúť, či je konkrétny zákazník stále aktívny, ktorý záznam dodávateľa je aktuálny alebo aké parametre má mať konkrétny materiál. Tieto rozhodnutia patria ľuďom, ktorí s dátami pracujú a rozumejú ich biznisovému významu.
Preto musí mať každý dôležitý typ dát jasného vlastníka. Ten zodpovedá za rozhodnutia o ich kvalite, úplnosti a ďalšom použití. V praxi to znamená spoluprácu medzi IT, financiami, nákupom, logistikou, výrobou, predajom a ďalšími oddeleniami.
Pre CTO je dôležité nastaviť túto zodpovednosť dostatočne skoro. Bez zapojenia biznisu sa môže projekt dostať do situácie, keď je technické riešenie pripravené, ale nikto nedokáže potvrdiť, či sú migrované údaje správne.
Problémy s dátami nekončia ani po migrácii
Nekvalitné dáta nie sú problémom len počas samotného projektu. Ak sa v tejto podobe prenesú do nového systému, pokračujú ďalej.
Nekvalitné dáta môžu spôsobovať chyby vo fakturácii, nepresnosti v reportoch alebo nesprávne prepojenia medzi zákazníkmi, dodávateľmi a ďalšími záznamami. Používatelia potom začnú výsledky z nového systému manuálne kontrolovať a postupne strácajú dôveru v informácie, ktoré im poskytuje.
Čas a rozpočet vložené do čistenia dát, testovania a stabilizácie po spustení sa väčšinou vrátia v podobe menšieho množstva problémov počas a po migrácii.
Práve spoľahlivejšie reportovanie, lepšia práca s dátami a kvalitnejšie rozhodovanie patria medzi hlavné prínosy, ktoré firmy od SAP S/4HANA očakávajú. Bez kvalitných vstupných dát ich však nový systém nedokáže zabezpečiť.
Čo má firma urobiť ešte pred migráciou?
Prvým krokom by mala byť analýza súčasného stavu dát. Firma potrebuje zistiť, aké kmeňové a transakčné dáta má, kde sa nachádzajú najväčšie problémy, koľko duplicít existuje a ktoré údaje sú potrebné pre budúce procesy.
Dôležité je tiež určiť vlastníkov jednotlivých dátových oblastí. Technický tím môže identifikovať nekonzistentnosť, ale konečné rozhodnutie o správnosti údajov musí urobiť biznis. Následne je potrebné pripraviť pravidlá pre:
- čistenie a deduplikáciu dát,
- transformáciu do nového dátového modelu,
- archiváciu historických záznamov,
- validáciu migrovaných údajov,
- a priebežné riadenie dátovej kvality.
Kvalitu dát netreba skontrolovať iba raz na konci. Mala by sa overovať počas každého migračného cyklu a testovania. Takýto prístup umožní odhaliť problémy v čase, keď sa ešte dajú riešiť bez zásadného vplyvu na termín spustenia.
Nie ste si istí, v akom stave sú vaše dáta pred plánovaným prechodom?
Spojte sa s našimi SAP expertmi. Pomôžeme vám identifikovať hlavné dátové riziká, určiť priority a pripraviť ďalšie kroky pre bezpečnejšiu migráciu do SAP S/4HANA.
Dohodnite si konzultáciuPokračujte v sérii
Koniec SAP ECC 2027 (2030)
Čo znamená ukončenie podpory pre firmy a prečo sa pri príprave prechodu neoplatí čakať.
SAP Datasphere
Ako prepájať dáta zo SAP a ďalších systémov bez zbytočného kopírovania a budovať dôveryhodnejšiu dátovú architektúru.
Fiori Elements vs Freestyle Fiori
Ako zvoliť vhodný prístup pri vývoji a údržbe nových SAP aplikácií.
